Wie niet digitaliseert, loopt hopeloos achter in de nabije toekomst! Dat stelt Dries Van de Walle, Founder van Pharma More. Hij is onlangs overgeschakeld naar Exact voor Handel. Hij is dus perfect geplaatst om de impact van digitalisering te verwoorden. Dries deelt zijn visie op 25 september tijdens Werk slimmer, niet harder, een gezamenlijke kennissessie van Exact en BME.
Dag Dries, kan je misschien even toelichten wie Pharma More is?
Pharma More ontwikkelt producten en bouwt merken bestemd voor de apotheek en de para-apotheek. De focus ligt op OTC (Over The Counter) producten. Deze kunnen vrij verkocht worden zonder voorschrift. Vandaag heeft Pharma More 2 merken op de markt: Les Couleurs de Noir: make-up voor vrouwen met een gevoelige huid (www.lescouleursdenoir.com) en ByeBugz / ByeBite: producten ter preventie en verzachting van insectensteken en -beten (www.byebugz.be).
Begin dit jaar heb je je eerste stappen gezet om Pharma More te digitaliseren. Wat waren de grootste pijnpunten die je deze beslissing hebben doen nemen?
Pharma More stond van bij de start stil bij het zo goed mogelijk structureren en opvolgen van data, voornamelijk op vlak van CRM. De keuzes die we hierin maken zijn steeds gerelateerd aan onze groei en uitbreiding. Wat op dag 1 nodig was, bleek niet meer voldoende na 2 jaar. Wat op zijn beurt dan weer niet te vergelijken valt met onze situatie vandaag.
Daarom hebben we eind vorig jaar inderdaad besloten om een sterke digitalisering door te voeren op vlak van ERP met daaraan geïntegreerde CRM systemen en boekhoudpakketten. Belangrijk hierbij was dat we een 2-tal jaar geleden de keuze hadden gemaakt onze logistiek volledig uit handen te geven. Ons toenmalig software pakket bleek toen onvoldoende om een vlotte logistieke integratie te garanderen. Hierdoor was er de afgelopen 2 jaar te veel manueel werk, ontstond er vertraging en werd de kans op een fout groter!
Waarom koos je uiteindelijk voor Exact voor Handel?
Ik ben op aanraden van onze e-fulfilment partner BME terecht gekomen bij Exact. Na analyse van verschillende CRM/ERP pakketten bleek Exact voor Handel de meest volledige te zijn. De meeste software pakketten hebben “of CRM, of ERP, of boekhouding” waardoor je via ingewikkelde (voor mij althans) API’s de software aan elkaar moet linken. Ik ben er van overtuigd dat dit op termijn problemen geeft op vlak van vertragingen en updates die niet synchroon lopen, … waardoor er fouten gebeuren.
Iedere integratie is steeds weer een uitdaging, hoe heb je dit zelf ervaren?
Ondanks grondig voorbereidend werk is de start inderdaad ietwat moeizaam geweest. Er blijkt toch wel een verschil te zijn tussen de analyse van een integratie en de effectieve uitvoering ervan. Hierdoor dreigde de inschatting van tijd en deadlines een rekbaar begrip te worden. Gelukkig heeft dat voor onze klant geen probleem gevormd, omdat we in tussentijd verder konden met ons voormalig programma.
Ik vermoed dan ook wel dat elke sector anders is waardoor geen enkele integratie identiek is en dat achteraf gezien een integratieperiode van 2 maanden vrij snel is. Belangrijk hierbij is dat tijdens zo een integratie de communicatie vlot verloopt om de onvoorziene problemen te kunnen aanpakken. Het resultaat is dan ook dat we nu vlot en tevreden gestart zijn met Exact voor Handel.
Je bent nu 6 maanden verder. Welke verandering heeft deze digitalisering vandaag al met zich mee gebracht?
Tijd en een kleinere foutmarge! Op elk niveau van onze werking…
Enerzijds hebben we heel wat tijd gewonnen met de automatisering van onze bestellingen. Daar waar we vroeger handmatig moesten exporteren en importeren gebeurt nu alles automatisch. Hierdoor wint onze backoffice tijd om zich bezig te houden met wat echt belangrijk is, nl. het opvolgen van onze klanten.
Ook onze boekhouding is positief geëvolueerd. We hebben nooit echt problemen gehad met slechte betalers, maar door een betere opvolging van zending – facturatie en opvolging van betaling merken we dat onze gemiddelde betalingstijd er nog op vooruit is gegaan.
Ook hebben we nu een bijna real time zicht op onze cijfers, terwijl we voordien op feedback van de boekhouder moesten wachten.
Zelfs qua werkdruk zetten we stappen in de goede richting en dit stimuleert onze creativiteit. Creativiteit is immers onze kernactiviteit in de ontwikkeling van nieuwe merken en producten. Kortom meer plezier op de bureau en dus een vooruitgang voor het volledige team!
Dries, met Pharma More groei je hard, wat zijn je ambities voor de komende 3 jaar?
Pharma More staat inderdaad zeker niet stil. Vorig jaar hadden we nog een omzetstijging van 33%. We hebben een aantal ambitieuze plannen voor de komende 3 jaar. Onze strategie bestaat uit een groei in 4 richtingen: zijnde aantal merken, aantal producten per merk, aantal apotheken en eigen distributie en export.
We zijn bezig met een kapitaalronde om op alle 4 deze pijlers in te zetten waardoor we in een nieuwe stroomversnelling terecht komen. Details van onze plannen kan ik nog niet kwijt, maar er komen een aantal leuke projecten aan.
Hoe belangrijk is je stap naar digitalisering hierin geweest? En welke stappen voorzie je nog om je ambities waar te maken?
Digitalisering zie ik als een continue proces. Elk jaar zijn er nieuwe tools die de werkdruk verlagen waardoor je tijd koopt om te focussen op wat echt telt. Ik geloof sterk in het outsourcen van taken die niet bij je core-business aanleunen.
Persoonlijk vind ik de manier waarop onze klanten vandaag aankopen nogal conservatief. Ik denk dat er heel wat mogelijkheden zijn voor een online platform waarop ze bestellingen kunnen doorgeven door bijvoorbeeld producten te scannen met de smartphone. Dit wil niet zeggen dat ik niet geloof in de relatie apotheek – vertegenwoordiger -firma! Alleen denk ik dat er efficiëntere manieren zijn om te bestellen en dat de vertegenwoordiger meer tijd zou kunnen spenderen aan opleiding, merchandising, bespreken van cijfers en sell-out,… Het louter ingeven van een bestelling hoort volgens mij niet tot één van de kerntaken van een sales-team. Digitalisering zou hier een oplossing kunnen bieden.
Tot slot: Welk advies zou je geven aan andere ondernemers, die de digitale transformatie nog moeten starten?
Een digitale transformatie kan je op heel verschillende vlakken doorvoeren. Denk aan website, CRM, ERP, VoIP, … Zoek voor jezelf uit waar je tijd en werkdruk kan besparen om zo te focussen op wat je echt belangrijk vindt in je bedrijf. De tijd die vrijkomt zorgt automatisch voor een nieuwe flow in het bedrijf wat zal leiden tot betere resultaten.